La inteligencia artificial, los espacios colaborativos adaptados al trabajo híbrido y la gestión inteligente de la información configuran el nuevo eje estratégico del puesto de trabajo digital, según Ricoh España. La compañía ha centrado la décima edición de su evento Be Hybrid. Be Smart en estas tres líneas de transformación, que considera prioritarias para las empresas de cara a 2026.
El encuentro, celebrado en Madrid, ha reunido a directivos del sector tecnológico y responsables de transformación digital para analizar cómo la evolución del entorno laboral está siendo impulsada por la madurez de tecnologías como la IA generativa, la automatización y las plataformas colaborativas. Según José Luis Gión, director del área de Digital Workplace en Ricoh España, el momento actual es especialmente crítico por la confluencia de dos factores: el fin del soporte de Windows 10 y la aceleración en la adopción de inteligencia artificial en entornos corporativos.
“Las empresas deben revisar su parque tecnológico, no solo para evitar riesgos de seguridad o costes ocultos por obsolescencia, sino para asegurarse de que sus equipos están preparados para un entorno donde la IA será ubicua”, explicó Gión. Esta revisión, según el directivo, implica evaluar la capacidad de procesamiento de PCs y portátiles, así como su compatibilidad con las nuevas herramientas de automatización y colaboración.
En paralelo, Ricoh destaca la transformación de los espacios físicos de trabajo como un componente clave del nuevo workplace digital. Las salas de reuniones pequeñas, equipadas entre 2020 y 2022, han quedado rezagadas frente a las nuevas soluciones inmersivas, más flexibles y con integración nativa de IA. Herramientas como Microsoft Copilot para Teams están redefiniendo la experiencia de colaboración, pero requieren infraestructuras actualizadas para desplegar todo su potencial.
“La tecnología ha madurado. Hoy es más asequible, más potente y más fácil de implementar. Esto permite crear entornos híbridos más seguros y eficientes, pero también más atractivos para los empleados”, apuntó Gión. En este sentido, la evolución del espacio de trabajo no solo responde a criterios de productividad, sino también a la necesidad de atraer y retener talento en un mercado laboral cada vez más competitivo.
El tercer eje identificado por Ricoh es la gestión inteligente de la información. Frente a la dispersión de datos y la falta de visibilidad en muchos entornos corporativos, la compañía propone soluciones digitales que estructuren el conocimiento y lo conviertan en un activo estratégico. Esto implica integrar plataformas que permitan acceder a la información en tiempo real, automatizar flujos documentales y facilitar la toma de decisiones basada en datos.
La experiencia digital del empleado (DEX) se perfila como un indicador clave de competitividad. Ricoh sostiene que la IA jugará un papel central en la evolución de los servicios gestionados de TI, anticipando incidencias, automatizando tareas de soporte y liberando recursos internos. Esta automatización no solo mejora la eficiencia operativa, sino que permite a los equipos centrarse en tareas de mayor valor añadido.
Algunas empresas ya están aplicando estos principios. OHLA y Carrefour compartieron en el evento sus estrategias para adaptar el puesto de trabajo al nuevo entorno híbrido. Nuria Fuentes, Global CIO & Digital Transformation Officer de OHLA, subrayó la importancia de contar con un modelo de gobernanza claro para democratizar el uso de la IA. “Nos está ayudando a identificar productos y servicios que pueden marcar la diferencia”, afirmó.
En el caso de Carrefour, el enfoque ha sido identificar perfiles con competencias digitales dentro de la organización, formarlos y convertirlos en agentes de cambio. Javier Mallo, CIO de la compañía, explicó que han seleccionado a 100 empleados con capacidad de liderazgo para impulsar el uso de la IA en sus respectivos departamentos. “Los agentes de IA trabajarán codo con codo con las personas. Por eso debemos reforzar la seguridad, la gobernanza y la privacidad”, advirtió.
La propuesta de Ricoh, más allá de la tecnología, se centra en una visión humanista del puesto de trabajo digital. La compañía defiende que la tecnología debe estar al servicio de las personas, no al revés. Esta perspectiva, que combina sostenibilidad, seguridad y experiencia de usuario, busca consolidar entornos laborales más resilientes y adaptables.
Con casi nueve décadas de historia y presencia en 200 países, Ricoh ha consolidado su papel como integrador global de soluciones digitales. La edición de este año de Be Hybrid. Be Smart ha reforzado su posición como foro de referencia para entender hacia dónde se dirige el workplace del futuro. Un futuro que, según las previsiones compartidas, estará marcado por la convergencia entre inteligencia artificial, colaboración híbrida y gestión estratégica del dato.
