El uso de formas alternativas de comunicación a través de la mensajería instantánea y la videotelefonía ha impulsado la creación de redes mundiales y la transición a modelos de trabajo flexibles en los últimos años. La pandemia actual ha dado ahora un impulso adicional a la difusión de las reuniones virtuales. Las empresas y organizaciones aprovechan ahora las ventajas de la videoconferencia como alternativa asequible y segura a las reuniones presenciales, ya sea para actualizaciones de estado, sesiones informativas para los empleados, etc. Para muchas pequeñas y medianas empresas, la videoconferencia es ahora parte de la vida cotidiana.
Las videoconferencias también presentan desafíos. Para aprovechar al máximo la «nueva normalidad», hay que tener en cuenta algunos detalles. En general, cuantos más participantes haya en la reunión, más importante es una buena preparación y organización. Estos consejos pueden ayudar:
- Seleccionar una plataforma de video: es importante que los participantes tengan acceso al software para reuniones de video que se está utilizando. Por lo tanto, como organizador, la selección del software apropiado juega un papel central. La gama de soluciones de videoconferencia es amplia. Como no se puede suponer que todos los participantes tengan las mismas herramientas, se recomiendan las soluciones de libre acceso que son intuitivas de usar; como la herramienta gratuita de videoconferencia de IONOS. Lo ideal sería que se acordara de antemano qué herramientas tienen a su disposición los participantes o que se eligiera un proveedor que permita la participación sin necesidad de instalación y registro.
- Preparar las reuniones: también es importante tener una agenda claramente estructurada y que el tema se prepare en consecuencia. La pregunta ha de ser ¿Cuál es el objetivo de la cita? Por supuesto, se puede programar algún tiempo extra para una pequeña charla, pero el moderador siempre debe estar atento a los progresos y estar preparado para moderar con ese objetivo.
- Establecer reglas: cuantos más participantes haya en la conferencia, más importante es acordar reglas claras al principio de la reunión. ¿Cómo se pide la palabra? ¿Cuándo se deben hacer las preguntas? ¿Cámaras encendidas o apagadas? ¿Quién tiene la palabra sobre qué temas? Aquellos que definen las reglas desde el principio pueden estar más relajados y ser más productivos durante la reunión.
- Establecer el ritmo: las primeras palabras de bienvenida y la introducción a menudo establecen el ritmo y la dinámica de toda la reunión. Si conscientemente se establece el inicio de tal manera que la dinámica apoye el objetivo, se aprovechará al máximo el tiempo invertido por todos los participantes.
- Asegurar los resultados: especialmente cuando el número de reuniones virtuales se sale de control, ayuda fijar por escrito los puntos más importantes durante o directamente después de la reunión e idealmente compartirlos con los demás participantes. De esta manera, se crea un entendimiento común para las rondas de discusión posteriores y se establece claridad en cuanto a los próximos pasos.
- Evitar los ruidos de fondo: poder trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento es una gran ventaja de la tecnología moderna. Sin embargo, los lugares públicos concurridos no son adecuados para las videoconferencias. La música y otros ruidos de fondo como el ruido de la construcción también deben evitarse en la medida de lo posible. Por lo tanto, lo ideal es elegir un lugar de trabajo donde la puerta se pueda cerrar si es necesario – un cartel de «No molestar» en casa puede ayudar.
- Prestar atención a la percepción: si la cámara está encendida, se debe prestar atención a la imagen. ¿Cómo se ve el fondo? ¿Está suficientemente iluminado? ¿Llevas ropa apropiada para la cita? Todo esto ayuda a mantener un contexto profesional y a trazar una línea clara entre el trabajo y la vida privada.
- Usar auriculares: además de una buena conexión a Internet, el auricular es parte del equipo estándar de videochat. Si el micrófono se coloca directamente delante de la boca, la inteligibilidad aumenta significativamente. Al mismo tiempo, se reduce el ruido ambiental. Además, antes de comenzar la reunión se debe comprobar si el micrófono funciona y está correctamente ajustado.
- Silenciar el micrófono: si no tienes nada que aportar en este momento, se debe silenciar el micrófono. De esta manera, los ruidos de fondo como el timbre del teléfono, el teclado o los resoplidos fuertes se desvanecen.
- Mantenerse concentrado: se debe evitar la multitarea. El contacto visual también ayuda a controlar el tono de la reunión. La persona opuesta se da cuenta rápidamente cuando se hacen otras cosas a un lado – esto no sólo es perturbador, sino que también se percibe como de mala educación.
- Programar los descansos: las videoconferencias pueden ser agotadoras, así que los descansos regulares son importantes – esto también se aplica al trabajo en la pantalla en general. Las reuniones virtuales han desarrollado su propio tipo de estrés: la llamada «fatiga del zoom». Si se planifican las pausas de acuerdo con esto, se utilizará el tiempo restante de manera más eficaz.
La Fatiga de Zoom
El rápido aumento de las videoconferencias en muy poco tiempo ha causado un tipo específico de estrés que es particularmente agotador. El nuevo fenómeno, que recibe su nombre del servicio de charla que se utiliza con frecuencia, se conoce como fatiga de zoom y se manifiesta por síntomas como dificultades de concentración, aumento de la impaciencia e irritabilidad, dolores de cabeza y de espalda, así como dolores de extremidades y de estómago.
Hay muchas razones por las que la videoconferencia puede agotar. Por supuesto, el nivel interpersonal está en gran parte ausente y la comunicación no verbal es más difícil de interpretar. Al mismo tiempo, la propia imagen atrae la atención en el campo visual, lo que puede causar estrés debido a la constante autovigilancia. Además, es tentador abordar otras tareas en paralelo, de modo que uno se pone bajo presión. No hay que subestimar el esfuerzo adicional cuando el flujo de la conversación se ve perturbado repetidamente por problemas técnicos.
Además de las pausas regulares ya mencionadas, se puede considerar la posibilidad de limitar la duración de la conferencia a un máximo de 45 minutos cada vez, por ejemplo, o de realizar una conferencia telefónica como alternativa refrescante. Además, se debe examinar críticamente cuántas reuniones son realmente necesarias y dónde tal vez sea suficiente una votación por correo electrónico o por chat.
Aquellos que sigan estos consejos y reglas encontrarán que las videoconferencias son más fáciles en el futuro. De este modo, las ventajas de las soluciones modernas pueden aprovecharse al máximo y las empresas pueden actuar con confianza incluso en tiempos de condiciones externas difíciles y, en última instancia, llevar su proyecto al éxito.
