Dicen que la necesidad es la madre de la invención, y los confinamientos a raíz de la pandemia forzaron un cambio en la forma en que las empresas abordan el trabajo. Si bien las prácticas de trabajo asincrónicas existían antes, ganaron impulso a medida que las compañías se adaptaban a las nuevas realidades. Y no van a desaparecer, incluso para los equipos que desde entonces han regresado a la oficina.
En su núcleo, el trabajo asincrónico es cualquier trabajo que avanza sin requerir interacción en tiempo real, donde los equipos se comunican en sus propios términos (y zonas horarias) para mantenerse productivos. En otras palabras, los empleados no necesitan estar trabajando en lo mismo al mismo tiempo exacto para que el trabajo avance.
Y cuando se combina con IA, la colaboración asincrónica se vuelve aún más beneficiosa para los equipos al hacer surgir la información adecuada en el momento adecuado. El resultado es un poderoso ciclo de retroalimentación: las prácticas asincrónicas sólidas crean conocimiento estructurado, que la IA puede luego organizar, recuperar y accionar, haciendo que el trabajo sea más rápido y eficiente.
“Esto podría haber sido un email” es una filosofía de trabajo asincrónica
Si has enviado un email, mensaje de Slack, o comentado en un documento, ya has trabajado asincrónicamente. Sin embargo, los equipos tienen una tendencia a confiar demasiado en el trabajo sincronizado cómo la manera ‘oficial’ de avanzar, como, por ejemplo, a través de reuniones. Esta forma reactiva de trabajar es ineficiente y no funciona en equipos globales.
De hecho, Atlassian realizó una encuesta sobre reuniones y descubrió que un asombroso 72% son ineficaces, mientras que el 78% de las personas dicen que asisten a demasiadas, y el 80% está de acuerdo en que menos serían mejores. ¿El resultado? El tiempo perdido en reuniones improductivas que conduce a oportunidades perdidas para un trabajo enfocado y estratégico.
Cuando la información está estructurada en un formato amigable para lo asincrónico como el video, la IA mejora aún más el contenido al extraer ideas, resaltar elementos de acción y asegurarse de que nada se pierda en el caos. El video no solo ahorra tiempo, también es un recurso valioso de conocimiento que la IA puede organizar, referenciar y del que puede aprender, alimentando ese ciclo de retroalimentación de productividad del equipo.
Los problemas del trabajo que no dependen de la ubicación
Independientemente de la política de asistencia a la oficina, la realidad es que la mayoría de los equipos hoy en día no están ubicados en el mismo lugar. Y es importante señalar que incluso si todos estuvieran bajo el mismo techo, los problemas reales seguirían existiendo porque los flujos de trabajo desorganizados, las reuniones improductivas y la información dispersa son un problema de cómo trabajamos, no de dónde trabajamos. No importa si estamos en la oficina a tiempo completo, trabajando de forma remota o si tenemos una política híbrida. Si estás en un equipo global, el trabajo distribuido es inevitable.
Cuando los equipos hacen bien el trabajo asincrónico, naturalmente crean mejor documentación porque las tareas, discusiones y decisiones se capturan dentro de su espacio de trabajo. Como resultado, la documentación existente proporciona a la IA los inputs que necesita para ser más efectiva. Si queremos que la inteligencia artificial sea un compañero valioso, necesita la información adecuada de la cual aprender: conocimiento estructurado que esté organizado, sea accesible y esté bien documentado.
A medida que la IA evoluciona, nuestras formas de trabajar también deben hacerlo. Las herramientas adecuadas son fundamentales, pero no pueden ser efectivas sin las prácticas adecuadas. Las empresas que adoptan con éxito el trabajo asincrónico y la IA no solo agregan otra herramienta a su repertorio, sino que se preparan para un futuro del trabajo en el que el conocimiento se captura, los flujos de trabajo se optimizan y los equipos trabajan de forma más inteligente, sin importar dónde se encuentren.
El trabajo asincrónico y la IA son dos caras de la misma moneda
La IA solo es un verdadero multiplicador de fuerza cuando las empresas invierten en prácticas de trabajo con enfoque asincrónico desde el principio. Si la información está dispersa, el potencial de la IA es limitado. Sin embargo, si existe una base de conocimiento y documentación, el potencial de la IA para generar ganancias en eficiencia no tiene comparación.
La IA elimina las partes tediosas del trabajo, como transcribir notas de reuniones, redactar resúmenes y hacer seguimiento de elementos de acción, lo que libera tiempo para enfocarse en tareas de alta prioridad, en lugar de prolongar el trabajo administrativo. Y dado que las reuniones siempre tendrán un lugar en el trabajo, el objetivo debería ser hacerlas más efectivas. Usar IA para asistir a reuniones, capturar notas automáticamente, identificar elementos de acción y generar resúmenes ayuda a transformar las reuniones que antes se olvidaban facilmente en contenido claro y fácilmente consultable.
Esta práctica además permite una documentación multimodal, lo que permite a los equipos digerir e interactuar con el trabajo de la manera que mejor les funcione. Ya sea a través de texto, audio o video, la IA mantiene el contenido fácilmente consumible y el conocimiento accesible.
Usa la IA para comenzar tu camino asincrónico
Incorporar el trabajo asincrónico y la IA en nuestro flujo de trabajo diario es más fácil de lo que pensamos, y basta con realizar un inventario de nuestros procesos diarios para comenzar. Podemos eliminar reuniones y grabar un video en su lugar con los avances más recientes en nuestro trabajo para el equipo, que podrán ver según su propio horario.
Olvidemos también el “presentarse y hablar”. Las reuniones efectivas permiten a los equipos ser creativos colectivamente. Si necesitamos compartir información al inicio, debemos considerar enviarla antes de que la reunión comience, de modo que el tiempo juntos se aproveche en una conversación en vivo. También es importante evitar el ir y venir de buscar a personas para obtener respuestas dispersas. Debemos documentar la información y el conocimiento en páginas compartidas o videos con transcripciones, y dejar que la IA haga emerger la información correcta cuando la necesitemos.
Adiós a los días en los que el trabajo se trataba de reuniones constantes y horarios rígidos, y hola a la adopción de un futuro más flexible.
