Nippon Sanso ha extendido Microsoft 365 Copilot a escala europea como parte de su hoja de ruta de digitalización, con un despliegue que alcanza a más de 3.000 empleados y que se apoya en el ecosistema de Microsoft 365, Dynamics 365 y Power Platform. La compañía, antes conocida como Nippon Gases, opera en el negocio de gases industriales, electrónicos y médicos, un sector donde la estandarización de procesos, la trazabilidad documental y la coordinación entre plantas, logística y equipos comerciales suelen marcar diferencias en costes y tiempos.
La iniciativa se enmarca en la estrategia de la empresa para España y Europa. Nippon Sanso opera en más de 30 países y es el cuarto mayor proveedor mundial de gases industriales. En Europa, está presente en más de 14 países, incluido España, y da servicio a más de 150.000 clientes. Ese perímetro, con operaciones distribuidas y una amplia base de usuarios de oficina, explica por qué la compañía pone el foco en herramientas de productividad y colaboración, más que en un proyecto aislado de automatización.
El despliegue combina dos capas. Por un lado, la organización ha puesto Microsoft 365 Copilot a disposición de más de 3.000 empleados en Europa para fomentar el uso de IA en el trabajo diario. Por otro, ha incorporado más de 1.600 licencias de Microsoft 365 Copilot orientadas a perfiles de oficina (information workers), con el objetivo declarado de mejorar la productividad, la calidad del trabajo y el bienestar. En paralelo, la empresa impulsa el uso de Microsoft 365 Copilot Chat entre los equipos, una pieza que suele funcionar como puerta de entrada a hábitos de consulta y redacción asistida dentro del entorno corporativo.
La adopción de Copilot en una organización industrial no se limita a dar acceso a una herramienta. En el caso de Microsoft 365 Copilot, el valor depende de su capacidad para operar sobre el contenido corporativo que vive en servicios como SharePoint u OneDrive, además de correo, calendarios y documentos. Esa dependencia convierte la gobernanza de la información en un requisito operativo. Si los permisos, la clasificación o la higiene documental están desordenados, el asistente puede amplificar el ruido o exponer información a quien no corresponde dentro de los límites de acceso existentes.
Nippon Sanso afirma haber puesto en marcha medidas para facilitar la adopción, reforzar la seguridad, sobre todo en plataformas como SharePoint y OneDrive, y mejorar la protección de la información. El énfasis en estos repositorios responde a su papel dentro de la organización. SharePoint suele concentrar bibliotecas de procedimientos, documentación de proyectos, plantillas y conocimiento interno, mientras que OneDrive actúa como espacio de trabajo personal conectado a la identidad corporativa. En entornos con múltiples países y unidades, la frontera entre colaboración y compartición excesiva se vuelve más fina, y la introducción de asistentes que encuentran y resumen contenido obliga a revisar permisos y prácticas.
La compañía describe una integración progresiva de Copilot en los procesos de trabajo dentro del ecosistema de Microsoft 365 y Power Platform, con un nivel de adopción que califica de alto. La mención a Power Platform apunta a un uso que va más allá de redactar, resumir o preparar presentaciones. La organización impulsa un modelo de automatización y creación de soluciones internas en el que usuarios de negocio pueden construir flujos, aplicaciones o agentes con menor dependencia del desarrollo tradicional.
En ese punto aparece uno de los datos más llamativos: más de 100 agentes de IA desarrollados por los propios empleados ya están en uso en distintos procesos del negocio. La cifra sugiere una dinámica de creación distribuida que, en muchas empresas, se intenta fomentar para acelerar mejoras locales, aunque suele venir acompañada de riesgos conocidos. Cuando la automatización se descentraliza, crece la velocidad, pero también aumenta el riesgo de duplicidades, soluciones frágiles o dependencias difíciles de mantener si no existe control, catalogación y soporte.
Nippon Sanso vincula estos agentes a resultados que considera tangibles: más agilidad, menos tiempo dedicado a tareas repetitivas y más foco en actividades de mayor valor añadido. La empresa no detalla métricas, áreas concretas o ahorros cuantificados, pero sí dibuja el tipo de impacto que se espera cuando la IA se integra en rutinas de oficina: preparación de documentación, síntesis de información dispersa, apoyo a la elaboración de informes y asistencia en tareas de coordinación.
Carlos Restrepo, responsable de aplicaciones Modern Workplace y BizApps de Nippon Sanso Europe, enmarca el despliegue como un cambio en la relación con la información y los procesos internos. «La incorporación de Microsoft 365 Copilot a nuestro entorno de trabajo ha supuesto un punto de inflexión en la forma en que nuestros equipos interactúan con la información y con los procesos del negocio. El desarrollo de agentes de IA por parte de los propios empleados es una muestra clara del grado de adopción y de la madurez digital que estamos alcanzando como organización», afirma.
La compañía también señala la sustitución de herramientas tecnológicas previas para simplificar la gestión y optimizar costes, con el objetivo de avanzar de forma más ordenada dentro del entorno Microsoft. En la práctica, consolidar herramientas reduce fricción, unifica identidades y permisos, y facilita que los asistentes trabajen sobre un conjunto coherente de datos y documentos. Esa consolidación también implica decisiones de cambio organizativo, migraciones y retirada de sistemas, con el riesgo de que parte del conocimiento quede atrapado en repositorios antiguos si no se planifica adecuadamente.
La empresa justifica esa sustitución por la capacidad de incorporar IA sobre una base tecnológica ya existente y acelerar la adopción sin transformaciones abruptas. Es un enfoque habitual en organizaciones con operaciones críticas, donde se prioriza la continuidad y se evita reestructurar de golpe procesos que afectan a producción, logística o atención al cliente. Aun así, la introducción de asistentes en el trabajo diario tiende a modificar hábitos de búsqueda, redacción y validación, y puede generar nuevas dependencias, por ejemplo en la preparación de documentación o la respuesta a solicitudes internas.
En el despliegue, ENCAMINA aparece como socio. Nippon Sanso lo presenta como un acompañamiento que va más allá de la tecnología y alcanza la forma de trabajar y la mentalidad de los equipos. En proyectos de adopción de Copilot, esa capa suele materializarse en formación, definición de casos de uso, guías de buenas prácticas, soporte a comunidades internas y aterrizaje de políticas de seguridad y cumplimiento en el día a día. La empresa no entra en detalles, pero sí subraya que el refuerzo de la seguridad ha avanzado en paralelo al despliegue.
Javier Álvarez, CIO de Nippon Sanso Europe, sitúa la iniciativa en productividad, sostenibilidad y eficiencia operativa. «En Nippon Sanso entendemos la innovación digital como una palanca real de transformación: aplicamos la IA y la tecnología para mejorar la productividad, la sostenibilidad y la eficiencia operativa, seguir liderando la transformación de la industria y atraer al mejor talento digital hacia un entorno donde la tecnología genera impacto real», señala.
La relación entre IA y sostenibilidad aparece cada vez más en los discursos corporativos, aunque no siempre se traduce en indicadores claros. En una compañía de gases industriales, la sostenibilidad suele depender de variables como la eficiencia energética, la optimización de rutas, el control de pérdidas, el mantenimiento y la planificación de la demanda. La empresa no atribuye a Copilot mejoras directas en esos ámbitos, pero sí plantea que la estandarización y la automatización del trabajo de oficina pueden liberar tiempo y mejorar la coordinación, un factor que influye indirectamente en decisiones operativas.
La hoja de ruta inmediata apunta a tres frentes: ampliar la adopción de Copilot, desarrollar nuevos agentes a través de Power Platform e integrar estas capacidades en soluciones como Dynamics 365 para reforzar áreas como ventas y soporte. Dynamics 365, como suite de aplicaciones de negocio, suele concentrar datos de clientes, oportunidades, incidencias y procesos comerciales. Integrar asistentes en ese entorno puede acelerar tareas como la preparación de propuestas, el resumen de interacciones o la generación de respuestas. También exige cuidar la calidad del dato y los permisos, porque la fiabilidad del asistente depende de la información que consume.
Queda además una cuestión de gobernanza: cómo se gestionan esos más de 100 agentes creados por empleados cuando pasan de ser soluciones locales a piezas que afectan a procesos transversales. La escala europea, con más de 14 países, suele obligar a decidir qué se estandariza y qué queda en manos de cada unidad. En ese equilibrio se juega parte del retorno. Un exceso de libertad puede fragmentar procesos; una centralización excesiva puede frenar la adopción.
En los próximos meses, el avance de Nippon Sanso servirá como indicador de una tendencia cada vez más extendida en las grandes organizaciones: la entrada de la IA generativa a través de herramientas de productividad y su posterior impacto en seguridad, gestión documental y automatización de procesos.
