La transición a la nube comenzó en la mayoría de las compañías con la migración del servicio de correo, siendo la plataforma de Microsoft una de las plataformas que relevantes desde su aparición. Posteriormente, la pandemia hizo aumentar la relevancia de Microsoft Teams como plataforma de comunicación y reuniones remotas, transformando Microsoft 365 en la plataforma por excelencia para el puesto de trabajo digital.
Hoy, sin embargo, un significativo número de organizaciones ha avanzado poco más allá del uso de estas dos herramientas, que suponen menos del 20% de las capacidades totales de la plataforma.
El aprovechamiento pleno de Microsoft 365, sin duda, plantea retos y exige habilidades técnicas y una adaptación en los modelos de trabajo, para lo que la consultora internacional y experta en las soluciones de negocio de Microsoft, ARBENTIA, ha articulado una completa oferta de servicios de Modern Workplace.
Impulsar la productividad en un mundo conectado
A continuación, los expertos en el puesto de trabajo digital de ARBENTIA identifican 8 elementos clave para que las compañías puedan sacarle un máximo provecho a Microsoft 365:
1. Un nuevo concepto de productividad: Los nuevos modelos de trabajo híbrido requieren de nuevas herramientas que faciliten la comunicación y la colaboración entre los usuarios, favorezcan la productividad de los equipos de trabajo e impulsen el sentimiento de pertenencia a la organización. Y todo esto en un entorno seguro y que respete todos los requerimientos de cumplimento normativo y control de acceso a la información.
2. El empleado, en el centro: Un paso clave para el aprovechamiento de una plataforma como Microsoft 365 es situar al empleado en el centro de la organización, analizando sus procesos e interacciones a nivel grupal y corporativo, y sus necesidades adicionales. No basta con proporcionarle todas las capacidades disponibles en la plataforma, sino que sus necesidades de productividad deben quedar configuradas de manera personalizada y con los datos securizados, en un entorno ágil y con total libertad desde cualquier lugar.
3. Espacios de colaboración basados en la gobernanza: Habilitar espacios de colaboración adecuados para los equipos de trabajo es una parte clave en la configuración del Modern Workplace. Teams es una herramienta muy potente, pero precisamente por ello, sus capacidades necesitan de la gobernanza para evitar que se generen islas de información o desorganización. A ello se suma la necesidad trasversal de garantizar la seguridad y el control de acceso al dato que plantea importantes retos en los entornos colaborativos tan abiertos de hoy en día, reto que Microsoft 365 permite resolver con el control de acceso a datos automatizado y desde un punto único.
4. Teams, un escritorio completo de productividad: Teams, cuyo uso explosionó en la pandemia para las reuniones online, brinda capacidades que van mucho más allá. Se trata de un completo escritorio de productividad donde los profesionales pueden tener todo lo que necesitan para su labor diaria, en un entorno híbrido y unificado: acceder a la intranet, participar en comunidades y mejorar los hábitos de uso de la plataforma mediante las herramientas de las suite Viva, usar las herramientas de productividad que engloba Power Platform y mucho más.
5. El potencial “oculto” de SharePoint: Más que un simple repositorio de documentos, SharePoint ofrece un un potente motor de búsqueda capaz de catapultar la capacidad de los profesionales para localizar y consultar información, siempre y cuando se use de manera adecuada, incluido el etiquetado con metadatos para alimentar el buscador. Otra forma de maximizar su valor es su configuración con criterios de gestión documental y una interfaz de búsqueda avanzada.
6. Foco en la automatización: Otra de las herramientas con un gran potencial por explotar en Microsoft 365 es Power Automate que permite construir procesos de acceso, automatización y control que hasta hace poco necesitaban de desarrollos adicionales y que ahora son muy fáciles de desplegar.
7. Maximizar el valor de la Inteligencia Artificial: Los avances claves en la productividad del Modern Workplace, durante los próximos meses y años, vendrán sin duda de la IA. Hoy en día ya es posible la automatización de tareas y el tratamiento de la información mediante Copilot para Microsoft 365, y es un camino que no ha hecho más que empezar. Sin embargo, para que sus ventajas fluyan dentro de la organización, la plataforma del puesto de trabajo digital debe configurarse de manera consistente, escalable y ser capaz de “crecer” para asegurar la seguridad, disponibilidad y accesibilidad de los datos en los que se basa el éxito de la IA. En este sentido, es importante asegurar que la organización y sus datos están preparados (#CopilotReady) antes del despliegue de este tipo de herramientas.
8. Monitorización y mecanismos de apoyo: El puesto de trabajo moderno evoluciona de manera continua, al igual que lo hacen las plataformas de productividad, por ejemplo, con las nuevas capacidades de IA que se van desplegando a través de los distintos Copilot de Microsoft. En este sentido, las herramientas al servicio de los profesionales en cada organización y su uso deben estar sujetos a una continua monitorización, habilitando mecanismos de apoyo para su mejor aprovechamiento, cambio en las necesidades o detección de nuevas oportunidades.
