En medio del vertiginoso avance tecnológico actual, no todas las transformaciones captan los grandes titulares. Algunas ocurren de forma sutil y silenciosa, pero su impacto es profundo y duradero. Este es el caso de la factura electrónica, una innovación que está revolucionando silenciosamente las relaciones y operaciones cotidianas entre empresas y administraciones.
Este cambio discreto pero significativo se refleja claramente en el fuerte crecimiento de la adopción de la factura electrónica en Europa y, especialmente, en España durante los últimos años. Factores como la búsqueda de eficiencia empresarial y nuevas normativas han impulsado notablemente su implementación.
En concreto, España alcanzó en 2024 un récord histórico en el intercambio electrónico de documentos B2B, con 557 millones de facturas, lo que supone un incremento del 21,18% respecto al año anterior. Este auge está impulsado principalmente por la Ley Crea y Crece, que impondrá la obligatoriedad de la factura electrónica para las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros en 2026, y posteriormente para el resto en 2027.
A nivel europeo, países como Alemania, Bélgica y Francia también avanzan decididamente hacia la obligatoriedad en la emisión y recepción de facturas electrónicas. Alemania, por ejemplo, exigirá desde enero de 2027 que todas las empresas reciban facturas electrónicas conforme a la norma EN 16931, extendiendo esta obligatoriedad a su emisión a partir de 2028. Bélgica implementará esta obligatoriedad utilizando el formato PEPPOL desde enero de 2026, mientras que Francia planea que todas las empresas estén preparadas para recibir facturas electrónicas desde septiembre de 2026, comenzando primero con las grandes y medianas compañías.
Estas iniciativas forman parte de un esfuerzo coordinado de la Unión Europea por modernizar y digitalizar los sistemas fiscales, combatiendo eficazmente el fraude del IVA. Además, la factura electrónica no solo impulsa la eficiencia operativa, sino que también fomenta la sostenibilidad medioambiental al reducir significativamente el uso de papel y los costes derivados de gestionar documentos físicos.
Para profundizar en esta transformación y comprender mejor su alcance, hablamos con Alberto Redondo, Chief Marketing Officer para Iberia & Latam de SERES, una compañía especializada en Factura Electrónica y EDI que lleva más de 30 años liderando esta revolución digital empresarial tanto en Europa como en América Latina.
SERES forma parte de Docaposte, el grupo tecnológico del gigante francés La Poste, que factura alrededor de 880 millones de euros anuales. Docaposte tiene la misión de trasladar al ámbito digital la autenticidad e integridad que tradicionalmente ha proporcionado el correo postal. En este contexto, SERES juega un papel crucial: facilitar y optimizar la seguridad y eficiencia del intercambio electrónico de documentos comerciales en todo el mundo.
Factura electrónica, mucho más que un PDF
Uno de los primeros aspectos clave que Alberto subraya es la confusión generalizada en torno a qué es realmente una factura electrónica. «La factura electrónica no es simplemente un PDF enviado por correo electrónico. Es un documento estructurado digitalmente que garantiza autenticidad e integridad, imprescindible para procesos automatizados», explica Redondo. Esta transformación va más allá del formato, impactando directamente en la automatización de procesos empresariales, la eficiencia financiera y la transparencia fiscal.
La obligatoriedad de la factura electrónica, impulsada por normativas como la Ley Crea y Crece en España y directivas europeas, busca múltiples objetivos. En primer lugar, persigue una transformación digital real, especialmente en las pequeñas y medianas empresas (pymes). En segundo lugar, combate activamente la morosidad comercial, creando mecanismos de transparencia como el Observatorio de Morosidad. Según Redondo, este observatorio será clave para mejorar los hábitos de pago en el mercado.
El diamante de cinco caras: aspectos clave de la factura electrónica
La factura electrónica puede entenderse como un diamante multifacético debido a la complejidad y múltiples beneficios que ofrece. «La factura es un documento legal obligatorio, pero también es un eje de transformación que articula procesos fiscales, tecnológicos, operativos, financieros y de negocio», explica Alberto Redondo.
Desde una perspectiva legal, se ha convertido en un requisito obligatorio para las empresas, dado que es el documento oficial necesario para cumplir con las normativas tributarias vigentes, lo que asegura su implementación masiva, Redondo lo ejemplifica como «una bisagra que conecta muchos elementos clave dentro de una operación comercial».
Desde el punto de vista fiscal, permite una transparencia total en las operaciones, facilitando una fiscalización eficiente del IVA y otros impuestos relacionados, combatiendo activamente prácticas fraudulentas como la doble facturación o la evasión fiscal. Al soportar IVA, explica el directivo, se convierte en una herramienta crítica para la recaudación tributaria, y su trazabilidad digital facilita enormemente el trabajo de las agencias tributarias.
El aspecto tecnológico es igualmente crucial. La factura electrónica requiere estándares avanzados de autenticidad e integridad, con el uso de certificados digitales y firmas electrónicas avanzadas que garantizan la identidad del emisor y receptor, y la integridad de los datos desde su creación hasta su recepción final. «Hay que asegurar que, desde que sale de Danone y llega a Carrefour, nadie la ha tocado. La tecnología permite esa confianza», añade.
En cuanto al ámbito operativo y de negocio, mejora significativamente los procesos internos de las empresas. Facilita la automatización de tareas esenciales como validaciones, cotejos y aprobaciones, lo que reduce drásticamente errores humanos, mejora la eficiencia operativa y optimiza los recursos humanos hacia tareas de mayor valor añadido. «Ya no hablamos de emitir una factura para pagar, sino de integrar ese documento en un ecosistema que automatiza todo el proceso de compra y venta. Y eso transforma radicalmente la gestión interna», comenta.
Finalmente, desde la perspectiva financiera, proporciona una visibilidad clara y precisa de los estados de las facturas, permitiendo a proveedores y compradores gestionar de manera efectiva su liquidez y sus relaciones comerciales. «Aquí es donde entra el valor de los estados de la factura. Saber si está pendiente, aceptada o pagada te da una capacidad de gestión financiera enorme. Es como el Robin de esta historia: sin él, Batman no funciona», concluye con humor.
Esto convierte a la factura electrónica no solo en una obligación regulatoria, sino en una palanca estratégica para mejorar competitividad, agilidad y control en las empresas.
El Proyecto Verifactu: cerrando la puerta al fraude
Sobre este último aspecto, Alberto detalla iniciativas como el proyecto Verifactu, impulsado por la Agencia Tributaria española para eliminar el fraude de la doble facturación. «Verifactu no es factura electrónica en sí misma, sino un sistema que garantiza la inalterabilidad de los registros contables, imposibilitando modificaciones fraudulentas posteriores», aclara Redondo. De esta forma, la administración busca dotarse de una herramienta potente contra el fraude fiscal y mejorar significativamente la eficiencia tributaria.
Tecnología robusta para un cambio profundo
La masificación de la factura electrónica requiere una infraestructura tecnológica sólida, escalable y resiliente. Y en este terreno, la confianza en el socio tecnológico es determinante. SERES ha apostado por una arquitectura basada en Oracle Cloud Infrastructure (OCI), que le proporciona una plataforma segura, flexible y lista para acompañar a sus clientes en los retos de crecimiento y transformación digital más exigentes.
«Cuando trabajas con grandes volúmenes de datos y necesitas garantizar integridad, trazabilidad y disponibilidad global, no puedes dejar espacio para la improvisación tecnológica», afirma Alberto Redondo. «La alianza con Oracle nos permite escalar nuestros servicios en tiempo real, con una capacidad de proceso que responde a las necesidades de cualquier empresa, desde una pyme hasta un grupo multinacional con millones de transacciones mensuales».
El entorno OCI proporciona a SERES la potencia necesaria para mantener la continuidad de negocio incluso en situaciones críticas, además de garantizar la soberanía del dato, una preocupación creciente en el contexto regulador europeo. «Con Oracle, tenemos la seguridad de que nuestros entornos están auditados, optimizados y listos para absorber cualquier pico de demanda sin poner en riesgo la experiencia del cliente ni la seguridad de los intercambios», añade.
Además del rendimiento, la modularidad de la solución permite a SERES adaptar sus servicios a los distintos grados de madurez digital de sus clientes. «No es lo mismo una pyme que todavía factura con Excel que una gran empresa con ERP y flujos automatizados. Nuestra plataforma —apoyada en la nube de Oracle— permite ofrecer un mismo servicio con diferentes niveles de personalización, integración y escalabilidad», explica Redondo.
Esta arquitectura también facilita el cumplimiento normativo. «Muchas de las obligaciones que derivan de la Ley Crea y Crece o de la normativa antifraude implican procesos de sellado, registro inalterable y envío seguro. Tener una infraestructura como la de Oracle nos permite garantizar todos esos requisitos sin comprometer agilidad ni eficiencia», apunta.
El enfoque tecnológico de SERES, basado en una infraestructura escalable y segura como Oracle Cloud Infrastructure, responde a la necesidad de contar con soluciones adaptables y robustas en un contexto empresarial en constante evolución. Esta base permite a las organizaciones afrontar con garantías los desafíos de la digitalización, integrando sus procesos de forma eficiente y cumpliendo con las exigencias normativas sin comprometer rendimiento ni seguridad.
La transición inevitable
Aunque la normativa establece un calendario progresivo, comenzando con las grandes empresas de más de 8 millones de euros de facturación, la transición hacia la factura electrónica será inexorable para todas las empresas, grandes y pequeñas. «El Gobierno español entiende que es un cambio significativo y necesario, por lo que inicialmente no habrá penalizaciones drásticas. Pero las consecuencias de incumplir serán indirectas y muy relevantes, afectando desde la reputación corporativa hasta la relación con la administración tributaria», señala Redondo.
SERES, acompañando a las empresas hacia la transformación digital
En este contexto complejo, SERES se posiciona como mucho más que un proveedor tecnológico. «Nuestra propuesta de valor se basa en tres pilares: tecnología propia robusta y escalable, acompañamiento continuo y formación específica y gratuita para pymes y grandes empresas», precisa Redondo. Este acompañamiento es clave, ya que la transición a factura electrónica no es simplemente técnica, sino un profundo cambio organizativo y cultural.
Para ello, SERES cuenta con un equipo dedicado a la gestión de comunidades de clientes, que actúa como puente entre grandes compañías y su red de proveedores. «Nos sentamos con los proveedores, les explicamos los cambios, les ayudamos a entender las nuevas obligaciones y les ofrecemos herramientas gratuitas para adaptarse», señala Redondo. La compañía realiza webinars, talleres y sesiones formativas abiertas, y proporciona materiales divulgativos que facilitan la comprensión de conceptos como factura electrónica avanzada, Verifactu o cumplimiento con la Ley Crea y Crece.
Este enfoque colaborativo también permite acelerar la digitalización de las pymes, uno de los grandes objetivos de las políticas públicas actuales. «No se trata de que entiendan un formato, sino de que comprendan el valor que tiene integrarse digitalmente en la cadena de suministro. Ahí es donde realmente se gana competitividad», añade.
De este modo, SERES busca reducir la brecha tecnológica en el tejido empresarial, combinando soluciones accesibles con un soporte proactivo que acompaña a las organizaciones en cada paso del camino digital.
Una revolución silenciosa, pero imparable
La factura electrónica puede parecer solo un cambio técnico menor, pero su implantación masiva está desencadenando una transformación radical en cómo se gestionan los negocios y se cumple con las obligaciones fiscales. Como destaca Alberto Redondo, «más allá de la tecnología, estamos viviendo un cambio cultural profundo que transformará la competitividad empresarial española y europea en los próximos años». Este cambio, aunque silencioso, es imparable y redefine las bases mismas de la relación comercial y financiera.
En definitiva, la factura electrónica emerge no solo como una herramienta tecnológica, sino como un elemento clave de la nueva era digital empresarial, transformando silenciosamente procesos y generando valor mucho más allá de lo visible.
