Cegid ha publicado un estudio que sitúa el uso de inteligencia artificial en el 82% de los empleados de oficina encuestados en España, nueve puntos más que en 2025. Entre quienes ya han utilizado estas herramientas, otro 82% admite haber recurrido, sin informar a su empresa, a soluciones que la organización no les había proporcionado. La cifra expone una brecha relevante para la dirección: solo el 9% considera que su compañía ha integrado completamente la IA en el trabajo diario.
Los resultados proceden de El momento de la verdad de la IA en la empresa, una investigación elaborada por OpinionWay para Cegid. Su publicación llega semanas después de que comenzaran a aplicarse en la Unión Europea las reglas de supervisión y ejecución vinculadas a la alfabetización en IA, una obligación que añade una dimensión regulatoria a las carencias de formación y control detectadas entre las empresas.
La adopción individual avanza más rápido que la empresa
El uso declarado por los profesionales españoles no se limita a pruebas esporádicas. El 40% afirma emplear IA habitualmente, 16 puntos más que un año antes, y otro 42% lo hace de manera ocasional. España registra así la frecuencia de uso individual más alta entre los cuatro mercados incluidos en la encuesta: Francia, Alemania, Portugal y España.
Ese liderazgo debe circunscribirse al universo y a la métrica del estudio. Eurostat situó en el 20,1% la proporción de empresas españolas que utilizó tecnologías de IA en 2025, frente al 11,2% de 2024 y por debajo de Alemania y otros países europeos. No existe una contradicción directa entre ambas mediciones: Cegid pregunta a empleados de oficina por su comportamiento individual, mientras Eurostat mide la adopción declarada por las empresas.
La diferencia ayuda a explicar la denominada IA en la sombra. Los trabajadores incorporan asistentes generativos y otras aplicaciones para redactar, resumir, analizar información o acelerar tareas sin esperar a que sus organizaciones seleccionen herramientas, establezcan permisos o adapten los procesos. Dentro del grupo que reconoce haber utilizado soluciones ajenas sin comunicarlo, el 23% dice hacerlo regularmente, el 40% a menudo y el 19% alguna vez.
Para la empresa, el problema no reside únicamente en desconocer qué aplicaciones se utilizan. Los empleados pueden introducir información comercial, datos personales, código, contratos o documentación interna en servicios cuyos términos de almacenamiento y tratamiento no han sido evaluados. También resulta más difícil comprobar la calidad de las respuestas, mantener trazabilidad sobre las decisiones o determinar responsabilidades cuando una salida incorrecta termina incorporada a un proceso empresarial.
Equipos, formación e integración siguen rezagados
La estructura corporativa descrita por los encuestados avanza con más lentitud. El 45% señala que su organización dispone de algún equipo o responsable dedicado a implantar y gestionar la IA. Otro 22% indica que se está estudiando crear esa función, mientras el 28% asegura que su empresa no tiene previsto hacerlo.
La distancia también aparece en la capacitación. El 44% afirma haber recibido formación específica sobre herramientas de IA por parte de su compañía, frente a un 56% que no ha accedido a ella. La cuestión tiene efectos operativos inmediatos, pero también encaje normativo: el artículo 4 del Reglamento europeo de IA exige medidas de alfabetización para el personal que utiliza sistemas de IA. La obligación se aplica desde el 2 de febrero de 2025 y sus reglas de supervisión y ejecución comenzaron a aplicarse el 3 de agosto de 2026.
La alfabetización exigida no equivale necesariamente a un curso genérico. Su alcance debe atender al conocimiento técnico, la experiencia y el contexto en el que se usa cada sistema. Para una organización, esto obliga a identificar qué equipos emplean IA, con qué datos, para qué decisiones y bajo qué nivel de supervisión humana. Sin ese inventario, formar al personal y aplicar controles coherentes se vuelve más complejo.
La madurez declarada confirma el desfase. Además del 9% que considera completa la integración, un 37% la califica de parcial. El resto sitúa a su organización en fases de prueba sin una incorporación duradera a las prácticas habituales. Al mismo tiempo, el 81% de los profesionales españoles expresa una actitud positiva hacia la tecnología, con la curiosidad, la confianza y el entusiasmo entre las respuestas más citadas. Es el porcentaje más alto de los cuatro países analizados.
Javier Torres, General Manager de Cegid en Iberia, Latinoamérica y África, vincula esa rapidez de adopción con la necesidad de ordenar su uso: «la velocidad con la que los empleados están incorporando la inteligencia artificial en su trabajo diario demuestra que ya no estamos ante una tecnología de futuro, sino ante una realidad presente en las organizaciones. La IA en la sombra evidencia que los profesionales ya están transformando su forma de trabajar. Ahora, el desafío para las empresas es liderar ese cambio e integrar la IA en los procesos donde realmente aporta valor, mejorando la productividad y ampliando la capacidad de los equipos de forma segura».
Una fotografía centrada en empleados de oficina
OpinionWay realizó la encuesta online entre el 22 de mayo y el 4 de junio de 2026. La muestra reúne a 2.006 empleados de oficina: 500 en Francia, 501 en España, 502 en Portugal y 503 en Alemania. Se constituyó mediante cuotas de sexo, edad, categoría socioprofesional, región y tipo de empresa. El margen de error declarado para una muestra de 500 entrevistas se sitúa entre 2 y 4,5 puntos.
Ese diseño permite observar cómo usan la IA los profesionales de oficina y comparar su percepción entre cuatro mercados, pero no representa a toda la población ocupada ni mide directamente los sistemas implantados por las compañías. Las cifras sobre integración, equipos y políticas reflejan lo que conocen o perciben los trabajadores encuestados. Aun con ese alcance, la coincidencia entre uso elevado, herramientas ajenas y formación minoritaria identifica un problema de gestión concreto.
De las herramientas dispersas a los procesos controlados
La respuesta empresarial requiere separar los usos de bajo riesgo de aquellos que afectan a información sensible o decisiones críticas. Un marco operativo puede combinar aplicaciones aprobadas, reglas sobre los datos que pueden introducirse, controles de acceso, revisión humana, registro de casos de uso y procedimientos para evaluar proveedores y resultados. Prohibir sin ofrecer alternativas puede desplazar todavía más la actividad hacia canales invisibles.
Javier Torres resume la siguiente fase de despliegue: «el reto pasa por conectar la IA con los procesos críticos del negocio y con información fiable y contextualizada, para convertirla en una herramienta capaz de aportar valor tangible a la organización».
Para los equipos directivos, la prioridad operativa pasa por localizar usos existentes antes de ampliar licencias o lanzar nuevos proyectos. Convertir esas prácticas individuales en procesos gobernados permitirá reducir la exposición de datos, concentrar la formación donde exista mayor riesgo y decidir qué aplicaciones merecen integrarse en los sistemas corporativos.
